在生活中，初次见面的“第一印象”很重要，决定了80%的对彼此的评价，如果持续相处，“第一印象”的固定思维会在很长时间保留，难以改变。对写字楼、政企单位、园区等楼宇的“第一印象”绝大部分取决于访客，访客是流动的、不固定的、涉及面广、人员杂。访客群体好似一个楼宇优劣放大器和广播站，如果访客享受到尊贵体验，对写字楼口碑的树立会有积极的促进作用，反之，对楼宇会带来极坏的影响，而这些影响是潜移默化的，容不得半点解释。
因此，高端写字楼越来越注重访客体验，智能访客系统也成为顶级写字楼的标配。
楼宇访客系统的现状
目前很多写字楼需要手动登记访客信息，这样给前台造成很大的工作负担，如果访客人员过多，还需要更多人员进行登记工作，人员成本自然提高。同时登记数据利用难，访客登记信息也难辨真假。访客一般会持临时通行卡进出门禁，卡片易丢失是一个喜闻乐见的事，所以物业就会发卡--制卡--发卡的死循环。
对于访客而言，流程繁琐、体验差，对于重要访客（如商务考察、政府检查等）、外卖快递、普通访客没有分通道管理，造成电梯运力浪费，重要访客也没有享受尊贵体验。通行效率差，高峰期容易造成大堂拥堵。
智能访客管理系统的应用
对于物业管理者而言，智能访客管理系统可以让访客全流程可控，电子出入日志查询简单，数据可利用性高，极大降低前台工作量，提高工作效率。访客可以通过自主或前台介入的两种登记方式来完成人证比对、访客通行码领取等工作。
对于访客而言，除了现场进行登记信息，还可以提前预约拜访，访客可以通过相关楼宇的公众号、小程序、app等进行资料填写、预约拜访时间，管理员审核后会以短信的形式发送通行二维码。同时，业主也可以主动邀请访客，业主主动在相关平台上填写访客相关信息，提交后，访客会收到二维码短信。
智能访客系统流程：访客到自主访客机或有人值守式访客机处登记有效证件和电话号码，访客机抓拍访客图像进行人证比对（可选），登记拜访事由和姓名，工作人员联系被访人确认是否访问（可选），最后打印纸质二维码码或手机领取通行码，访客可以使用二维码或二代证出入门禁。如果30天之内访客访问同样一个人，可以节省客户登记流程，直接领码通行。
未来智能访客管理系统发展趋势
智能访客管理系统与周边智能化系统融合性更强。比如近期令令开门落地了西安绿地中心项目，此后，访客可以通过自主访客机领取通行码，在刷卡过门禁的同时，电梯会自动完成派梯工作，用当时最优的方案将你快速送达目的楼层，全程无需按键。
智能访客管理系统核心技术是智能集成，核心目的是为企业降本增效、提升访客体验。随着人工智能技术不断发展，访客管理系统也会迎来更高智慧集成能力，与智能化周边系统共同构建高端写字楼智慧管理体系。